教堂的教友連絡資訊
長者佔多數不應該是數位改革的障礙，反而是推動它的理由。
最近我朋友來信，跟我講了一個教堂的教友連絡資訊問題。
Hello Laurence,
最近有個問題想請教你，與我在教堂負責管理的教友連絡資訊有關。
紀錄教友資訊的 Excel 檔案已經使用多年，裡頭有約 1000 筆資料，資料繁雜且格式不統一。每次要篩選特定條件的教友（如還活著、未搬家的成員）時，都需要花費大量時間手動處理。
每次篩選資料時，我會先複製檔案，避免意外修改導致資料損壞。然而，即使這樣，手動操作仍然非常耗時，且有錯誤風險。
不知道你有什麼想法呢？ …
資料庫系統性不足
聽完這種問題，老實說，我覺得應該有無數的組織，都有類似的問題。先為它取個名字好了：「資料庫系統性不足」。正式的病名可能有點繞舌，但是，它的症狀很有一致性，就是「拿 Excel 當資料庫來用，而且還用得非常缺乏系統性。」
總之，為了提高效率並確保資料的安全性，我建議朋友將 Excel 昇級為資料庫系統，具體步驟如下：
使用 SQLite 作為資料庫平台
SQLite 是輕量化的資料庫系統，所有資料都儲存在單一檔案中，便於備份與管理。建立資料表與欄位定義（Schema）
重新設計結構化資料表，確保欄位定義清晰。引入備份與回溯機制
每次批量的資料更新後，都要備份並儲存至雲端。一旦發生人為操作錯誤，可迅速回溯至先前版本，減少風險。使用 SQL 來做篩選功能
使用 SQL 指令而非人工來完成篩選，例如篩選還活著且未搬家的教友：
SELECT name, telephone, address
FROM people
WHERE alive = 1 AND moved = 0;培訓與支援
教導教堂管理人員基本操作，並在日常使用中引入 ChatGPT 協助生成 SQL 查詢語法，降低學習門檻。
預期成效與替代方案
篩選速度加快：資料查詢只需輸入 SQL 指令，無需手動比對。
資料安全性提高：透過備份與回溯機制，資料損壞的風險大幅降低。
操作簡便：清晰的資料結構讓新增、修改更直觀。
如果轉換到資料庫系統一時有困難，可以考慮先使用替代方案，例如 Google Sheets 搭配篩選功能，或結合簡單的自動化工具來降低手動操作的頻率。
老年社會與數位改革
很可惜，我朋友後來沒有接受上述解法，因為他認為教堂現在的主力人口是 60 歲以上的長輩們，要讓長輩們學習 SQL 太過困難。一方面，我朋友在教堂擔任的只是無給職，抱持這樣的看法無可厚非。另一方面，我認為，正因如此，數位改革的需求其實有增無減，甚至可以說是勢在必行。
仔細想想，因為過去勞動力充足，很多事都可以用蠻力解決 (1000 個 rows 的資料還用 Excel 卯起來拉，這不是蠻力是什麼？)。相反地，勞動力不足時，就非得用頭腦工作不可。
長者學習新技術並非不可能，重點在於設計易於使用的介面與提供充分的培訓支援。例如，透過簡單的圖形化工具輔助操作，搭配清楚的教學手冊，可以有效幫助長者適應數位系統。
要做出改變自然需要做一定金額的投資，這就考驗了主事者是否對未來的挑戰有清楚的認知，並且果斷地做出讓組織轉型的決策。
想象一下在某教堂，一位管理者採用了數位化系統，將每月花費的 10 小時整理聯絡資訊時間，縮減到只需幾分鐘。他因此有更多時間投入到教友探訪與服務中，讓工作更有意義。如此有效率地工作、聰明地工作，不是很吸引年輕人加入嗎？